Política de Tratamiento de Datos Personales de la Red Malunga

Artículo 1°. Responsable del Tratamiento de Datos Personales. __________________________, identificado/a con NIT./C.C. ____________, es el/la responsable del tratamiento de los datos personales que recolecte, use o incorpore en las bases de datos que estén bajo su control. Para todos los efectos pertinentes, el responsable se encuentra domiciliado en la ciudad de _________, Colombia, en la Dirección _____________ y las comunicaciones relacionadas con las materias que regula la presente resolución deberán ser remitidas al correo electrónico ___________________.

Artículo 2°. Objeto. La presente Política tiene como objeto establecer los criterios para la obtención, recolección, uso, tratamiento, procesamiento, intercambio, transferencia, transmisión y supresión de datos personales; pretende fijar las responsabilidades del responsable en el manejo y tratamiento de los datos personales que reposen en sus bases de datos y archivos, y los derechos de los titulares de datos personales que reposen en sus archivos y bases de datos.

Artículo 3°. Definiciones. Para los efectos de la presente Política, se aplicarán las siguientes definiciones:

1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.

2. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita, generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

3. Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento y que estén en posesión del responsable.

4. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. 

5. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. 

6. Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular. 

7. Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, pública ni sensible y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular, sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.

8. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, o que promueva intereses de cualquier partido político, o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

9. Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable. Serán encargados de tratamiento aquellas personas naturales o jurídicas con quien el responsable tenga una relación convencional o contractual dentro de cuyas obligaciones esté la de hacer tratamiento de datos personales por cuenta del responsable. 

10. Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada que, por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

11. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

12. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. 

13. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable, y/o los encargados del tratamiento de datos personales, ubicados en Colombia, envían la información o los datos personales a un receptor que, a su vez, es responsable del tratamiento, se encuentre dentro o fuera del país.

14. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.

Artículo 4°. Principios. El responsable aplicará los siguientes principios en el tratamiento de los datos personales que recolecte, almacene, use o circule:

1. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento de datos personales que haga el responsable estará sujeto a lo establecido de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y las demás disposiciones que la adicionen o modifiquen.

2. Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

3. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

5. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

6. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas autorizadas de conformidad con la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley y la presente política. 

7. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento será manejada con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

8. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la autorización otorgada por el titular.

9. Principio de Necesidad: Los datos personales tratados deben ser los estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades perseguidas con la base de datos.

10. Principio de temporalidad: Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Una vez cumplida la finalidad del tratamiento y los términos establecidos anteriormente, se procederá a la supresión de los datos.

Artículo 5°. Tratamiento de Datos Sensibles. Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando: 

1. El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización. 

2. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización. 

3. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. 

4. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

El responsable podrá hacer el Tratamiento de datos biométricos a través del registro fotográfico o en video en el marco de eventos virtuales, presenciales y para la publicación de fotografías y memorias en redes sociales. En estos casos tomará las medidas para que en los lugares donde se pretenda hacer la recolección de datos biométricos se encuentren avisos que informen a los titulares de la recolección de los datos o contar con la correspondiente autorización escrita.

Artículo 6°. Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes. El tratamiento de datos personales de menores de edad está prohibido, salvo cuando se trate de datos de naturaleza pública. No obstante, cuando se requiera hacer el tratamiento se garantizará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. En estos casos se obtendrá la autorización del representante legal del menor de edad, previo ejercicio del derecho del menor a ser escuchado.

Artículo 7°. Tratamiento y Finalidades. El responsable del tratamiento de datos personales podrá, recolectar, almacenar, circular, suprimir, actualizar, transmitir y/o transferir dentro o fuera del país, y disponer de los datos que han sido suministrados y que se suministren, y que se han incorporado o se incorporen en distintos archivos, bases de datos o en repositorios electrónicos de todo tipo con que cuenta el responsable.

Los datos personales serán tratados para las siguientes finalidades:

1. Enviar boletines, información periodística, noticias, convocatorias y demás comunicaciones relacionadas con la misión y actividades de la Red Malunga.
   
2. Remitir invitaciones a eventos, conversatorios, campañas y demás actividades desarrolladas en el marco de los objetivos de la Red.
   
3. Gestionar el proceso de inscripción y participación en eventos, actividades y espacios organizados o coorganizados por la Red Malunga.
   
4. En el caso de datos biométricos captados en video, fotografías y/o audio durante eventos y actividades, utilizarlos para su publicación en la página web, plataformas de streaming y redes sociales de la Red, con fines de registro, memoria y difusión de sus acciones.
   
5. Realizar encuestas, consultas y estudios estadísticos para fortalecer las acciones y el alcance de la Red.
   
6. Responder a consultas, solicitudes o ejercicios de derechos de las personas titulares de la información.
   
7. Compartir datos personales, cuando sea necesario y pertinente, con aliados, organizaciones y actores vinculados al trabajo de la Red, dentro y fuera de Colombia, para el cumplimiento de sus fines misionales, garantizando en todo momento el adecuado tratamiento de la información.

Artículo 8°. Transferencia y transmisión de datos personales. El responsable podrá hacer transferencia y/o transmisión de datos personales a terceros ubicados dentro y fuera de Colombia, con los que tenga relaciones de cualquier modalidad contractual y/o convencional. 

La trasferencia y/o transmisión se realizará conforme a la ley y a las finalidades establecidas en la presente política. Sin perjuicio de la obligación de observar y mantener la confidencialidad de la información, el responsable tomará las medidas necesarias para que esos terceros conozcan y se comprometan a observar esta Política, bajo el entendido de que la información personal que reciban únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con las actividades propias de la relación con el responsable, y solamente mientras ésta dure, y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente. 

Los acuerdos que impliquen la transferencia y/o transmisión de datos personales deberán incluir obligaciones para garantizar: (i) que se realizará el tratamiento conforme a la presente política y las finalidades autorizadas; (ii) Compromisos de adoptar las medidas de seguridad necesarias para la protección de las bases de datos donde se alojen los datos personales; y, (iii) Compromisos de confidencialidad de la información respecto a los datos personales.

Artículo 9°. Autorización y consentimiento. Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

La autorización podrá obtenerse de manera escrita, oral o mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que el titular otorgó autorización al responsable para el tratamiento de sus datos.

Parágrafo Primero. Cuando la autorización sea escrita, ésta podrá constar en un documento físico, mensaje de datos, sitios Web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos.

Parágrafo Segundo. Para efectos de la presente política se entenderán como conducta inequívoca de autorización, sin limitarse a las listadas a continuación:

1. El diligenciamiento de formularios y listas de asistencia de eventos organizados o en los que participe el responsable.

2. La participación de eventos en línea que se estén grabando.

3. El ingreso a eventos organizados por el responsable, en los que se cuente con sistema de videovigilancia por motivos de seguridad.

En cualquiera de los casos, el responsable tomará las acciones necesarias para informar a los titulares, de la recolección de los datos personales y de acuerdo con las capacidades técnicas y del espacio en que se recolecten los datos, se dará información para el acceso a la presente política.

Artículo 10°. Mecanismos para la obtención de la autorización. La autorización de uso y tratamiento de datos personales de los titulares podrá ser obtenida haciendo uso de los siguientes mecanismos:

1. Diligenciamiento de un formulario electrónico, para la participación en eventos, encuestas, entre otros. 

2. Diligenciamiento de un formato de autorización en físico o de listados de asistencia a eventos que se desarrollen de manera presencial.

3. Suscripción a boletines y/o newletter a través de la página web del responsable.

4. A través de un aviso de privacidad cuando se trate de eventos desarrollados sin inscripción previa, en plataformas de streaming y/o redes sociales.

Artículo 11°. Deber de informar a los titulares. El responsable, al momento de obtener la autorización del titular deberá informar de manera clara y expresa:

1. El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y sus finalidades.

2. El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.

3. Los derechos que le asisten como Titular.

4. La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del Tratamiento.

Artículo 12°. Casos en que no es necesaria la autorización. De conformidad con la Ley, no será necesaria la obtención de autorización por parte del titular cuando se trate de:

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

2. Datos de naturaleza pública,

3. Casos de urgencia médica o sanitaria.

4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

En todo caso, el tratamiento de datos personales realizado bajo las excepciones listadas en el presente artículo se realizará conforme a las disposiciones vigentes en materia de tratamiento de datos personales y para las finalidades contempladas en la presente política. 

Artículo 13°. Derechos de los titulares. Son derechos de los titulares de los datos personales:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable salvo cuando expresa y legalmente se exceptúe como requisito para el tratamiento.

3. Ser informado por el responsable, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

4. Presentar ante la autoridad competente quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. 

6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Artículo 14°. Personas a las que se puede suministrar información. El responsable podrá brindar información relacionada con los datos personales objeto de tratamiento a las siguientes personas:

1. A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.

2. A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

3. A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.

Artículo 15°. Procedimiento de consultas, reclamos y revocación de autorizaciones.

Consultas: 

Los titulares, o los terceros legitimados en los términos que establezca la ley, podrán solicitar a través del correo electrónico _________________ la información personal del titular que repose en cualquier base de datos y archivos del responsable.

En cualquier caso, las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Reclamos y revocaciones de autorización: Los titulares, o los legitimados en los términos que establezca la ley, podrán presentar solicitudes de rectificación, actualización y supresión de datos, así como la revocación de autorización, a través del correo: __________________ 

El estudio de un reclamo procederá cuando el titular considere que su información contenida en una base de datos del responsable debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando crea que existe un presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes como responsable del tratamiento. 

Cualquier reclamo o la revocación deberán contener la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y deberá acompañarse de los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que el responsable no sea competente para resolver el reclamo o la revocatoria, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. 

Una vez recibido el reclamo o la solicitud de revocatoria de forma completa, se incluirá en la base de datos a la que pertenezca una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo o una revocatoria de autorización será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Parágrafo Primero. El responsable deberá rectificar y actualizar la información inexacta, incompleta o desactualizada a solicitud del titular, de conformidad con el procedimiento y los términos señalados. En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.

Artículo 16°. Supresión de datos personales. El titular de la información tiene el derecho a solicitar al responsable en todo momento, la supresión (eliminación) de sus datos personales o la revocación de autorización cuando:

1. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente y la presente política.

2. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.

3. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

Cuando una solicitud de supresión de datos personales sea procedente, el responsable deberá realizar las acciones para eliminar los datos de tal manera que no permita la recuperación de la información. 

Por el cumplimiento de deberes de orden legal, el responsable podrá negar la solicitud de supresión de datos personales presentada por el titular, informando los motivos que obligan al Centro a conservar la información y limitando el tratamiento activo de los datos personales a lo exigido por la ley que ordene su conservación.

Artículo 17°. Deberes del responsable del tratamiento: Son deberes del responsable del tratamiento:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley y la presente política, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 

5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente política.

9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.

11. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

12. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

13. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

14. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.